相談の入口が分かれる
電話、メール、チャット、紙から届く情報を、案件ごとに揃え直しています。
行政書士・士業事務所の業務改革
書類だけでなく、
流れから整える。
受任、回収、作成、確認、提出、期限。
品質を保つための判断は残し、周辺の手数を減らします。
01 — POSITION
書類作成の前後に、
仕事が残っています。
自動化の対象は、申請書の本文だけではありません。
相談内容の整理、必要書類の案内と回収、顧客情報の転記、案件と期限の管理、資格者確認、提出後の記録。事務所の負担は、こうした一連の受け渡しと確認にも残っています。
OTUNAは、個別のAIツールを先に決めず、受任から完了までの業務を見て改善箇所を選びます。
02 — COMMON FRICTION
忙しさの原因が、
一つではない。
必要書類の回収が追いかけ仕事になる
不足、差し替え、期限、顧客への再連絡を人が覚え、個別に確認しています。
同じ情報を何度も扱う
顧客情報や案件情報を、台帳、申請書、請求、メールへ転記しています。
資格者確認に案件が集まる
確認すべき箇所が整理されず、判断と単純確認が同じ人へ集中します。
例外と変更が担当者に残る
提出先や案件ごとの違い、差し戻し対応が個人の経験だけに蓄積されます。
03 — SUPPORT
一つの業務を、
端から端まで。
まず代表的な案件種別を一つ選び、現状を確認してから改善範囲を決めます。
01 / VISIBILITY
業務を可視化する
実際の案件、利用書類、台帳、連絡、判断を確認し、現在の流れを整理します。
- 確認範囲
- 受付、回収、作成、確認、提出、請求、保管
- 成果物
- 現行フロー、課題、改善候補、優先順位
02 / REDESIGN
業務を再設計する
入口、記録先、確認項目、担当、承認、例外処理を一つの流れへ組み替えます。
- 設計対象
- 標準手順、チェック、役割、期限、記録、例外
- 判断基準
- 品質、守秘、責任、費用、変更しやすさ
03 / IMPLEMENT
選定し、実装する
既存の案件管理、クラウド、OCR、AI、スクリプトなどを比較し、過剰にならない形で構築します。
- 対象例
- 受付、回収状況、転記、下書き、通知、期限、履歴
- 導入方法
- 小さな範囲で構築し、実際の案件に近い条件で試験
04 / OPERATE
運用を整える
導入後の担当、確認、記録、例外、変更方法を決め、使いながら改善します。
- 残すもの
- 運用手順、確認記録、例外処理、変更履歴
- 目指す状態
- 品質を確認でき、担当が変わっても業務が続く
04 — EXAMPLES
改善対象の例
相談内容の整理、受付項目の統一、案件登録、初回案内
案内、回収状況、不足・差し替え、顧客への連絡
担当、進捗、期限、待ち状態、引き継ぎ、アラート
顧客情報の再利用、転記、定型文、下書き、版管理
チェック項目、資格者判断、修正、承認記録
提出状況、差し戻し、完了連絡、請求、保管、履歴
05 — HUMAN JUDGMENT
専門家の判断まで、
機械に渡さない。
AIは、下書き・整理・照合の補助として使います。
要件への適合、法令・提出先の最新情報、個別事情の評価、最終的な内容確認は、行政書士など責任を持つ方が行う前提で設計します。自動化できるから自動化するのではなく、責任と品質を説明できる範囲に限定します。
06 — START SMALL
まず、一つの業務から。
- 01
対象を選ぶ
件数が多い、手戻りが多い、担当が偏る業務から候補を決めます。
- 02
現状を確認する
実際の書類、データ、やり取り、判断、例外を確認します。
- 03
選択肢を比べる
運用変更、既存ツール、連携、AI、個別構築を比較します。
- 04
試し、判断する
小さく試験し、品質、手数、費用を確認して導入を判断します。
07 — WORKING TOGETHER
現場を見せて、
必要な判断をする。
十分な改善には、実際の書類や仕事の流れを確認し、所長・資格者・担当者の方に必要な判断をしていただくことが欠かせません。決まったツールを短時間で導入するだけの支援ではありません。
現場確認や運用変更への協力が得られず、品質を保った改善が難しい場合は、構築へ進まないことがあります。
08 — ABOUT
代表が、確認から実装まで。
株式会社OTUNAは、現在、代表一人で運営しています。事業会社で、企画、営業、調達、業務運営、管理、海外対応まで幅広く実務を担ってきました。
行政書士向けの完成済み製品を販売するのではなく、各事務所の業務を確認し、必要な仕組みを選び、自分でも手を動かして実装します。
09 — FAQ
よくある質問
どの業務から始めればよいか決まっていません。
件数、手戻り、期限、属人化、確認負担を見ながら候補を整理します。自動化する内容が未定でも相談できます。
申請書作成だけを自動化できますか。
技術的に可能な場合はあります。ただし、入力元の情報、要件確認、必要書類、資格者確認まで含めて見ないと、前後に手作業が残るため、まず一連の流れを確認します。
現在使っている案件管理やクラウドは残せますか。
残す前提で比較できます。既存サービスの設定や連携で足りる場合は、全面的な入れ替えや個別開発を勧めません。
顧客情報を生成AIへ入力しますか。
利用する情報、保管場所、外部送信の有無を確認し、必要な範囲を事前に決めます。機密情報を外部AIへ入力することを前提にはしません。
小規模な事務所でも依頼できますか。
相談できます。対象業務を絞り、業務可視化や改善設計だけを行う進め方も可能です。
CONTACT
変えたい業務と、
変えたい理由を。
業務名やツールが決まっていなくても構いません。現在の困りごとから、最初に確認すべき範囲を整理します。
info@otuna-ai.com